Kwota zmniejszająca miesięczną zaliczkę na podatek dochodowy to mechanizm, który pozwala redukuje pobieraną od podatnika należność podatkową. Jej stosowanie zależy od spełnienia kilku warunków, a sama jej wysokość może przybierać różne wartości w zależności od decyzji podatnika i okoliczności.
Podstawa prawna i wysokość kwoty zmniejszającej
Możliwość redukowania zaliczki podatkowej o kwotę zmniejszającą wynika z art. 31b ustawy PIT. Płatnik może to zrobić, jeśli podatnik złoży mu stosowne oświadczenie (np. na formularzu PIT-2). W 2026 r. roczna kwota zmniejszająca podatek wynosi 3 600 zł. Miesięczna ulga stanowi część tej kwoty, a podatnik sam decyduje, w jakiej wysokości ma być ona stosowana przez danego płatnika (i u ilu płatników). Do wyboru są trzy warianty:
- 300 zł – co stanowi 1/12 kwoty rocznej (3 600 zł / 12).
- 150 zł – co stanowi 1/24 kwoty rocznej (3 600 zł / 24).
- 100 zł – co stanowi 1/36 kwoty rocznej (3 600 zł / 36).
Kto i kiedy może stosować pomniejszenie
Uprawnienie do pomniejszania zaliczki o tę kwotę przysługuje szerokiemu gronu płatników, m.in. zakładom pracy, organom rentowym, a także podmiotom wypłacającym należności z umów zlecenia czy o dzieło. Kluczowe jest, aby podatnik złożył oświadczenie. Może je złożyć maksymalnie trzem płatnikom, wskazując, w jakiej części każdy z nich ma stosować ulgę. Łączna suma pomniejszeń u wszystkich płatników w danym miesiącu nie może przekroczyć 300 zł (czyli 1/12 z 3 600 zł). Ma to zapobiec sytuacji, w której podatnik skorzystałby z pełnej ulgi wielokrotnie, co skutkowałoby koniecznością dopłaty podatku w rozliczeniu rocznym.
Zasada stosowania przy jednym płatniku i kilku tytułach
Jeśli podatnik uzyskuje od tego samego płatnika przychody z różnych tytułów (np. z umowy o pracę i umowy zlecenia), płatnik stosuje kwotę zmniejszającą zgodnie ze złożonym oświadczeniem. Łączna kwota pomniejszenia w miesiącu u tego płatnika nie może być wyższa niż kwota wskazana w oświadczeniu, ani wyższa niż 1/12 rocznej kwoty zmniejszającej (plus ewentualnie dodatkowa kwota zmniejszająca należna z racji wspólnego rozliczania się z małżonkiem lub dzieckiem).
Jeżeli przykładowo pracownik zatrudniony u swego pracodawcy dodatkowo na umowę zlecenia chce, aby płatnik uwzględniał kwotę zmniejszającą podatek w zaliczkach płaconych zarówno od dochodu z umowy o pracę jak i z umowy cywilnoprawnej, musi złożyć dwa odrębne oświadczenia w tym zakresie (jeśli oświadczenia te są składane w formie druku PIT-2 na wzorze opracowanym przez resort finansów, wówczas w części B wspomnianego formularza „Dane płatnika, któremu składane jest oświadczenie/wniosek” należy wskazać również źródło przychodów, którego dotyczy to oświadczenie – tak wskazano w objaśnieniach ministerialnych: „Oświadczenia i wnioski mające wpływ na wysokość zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych pobieranych przez płatników tego podatku” opublikowanych na stronie: www.gov.pl/web/finanse/).
Kilka wypłat w jednym miesiącu
Gdy w trakcie miesiąca dochodzi do kilku wypłat (np. premia i pensja zasadnicza), zaliczkę podatkową oblicza się narastająco od łącznego przychodu. Kwotę zmniejszającą podatek stosuje się tylko raz w miesiącu, w pełnej wysokości wynikającej z oświadczenia. Jeśli przy pierwszej wypłacie podstawa opodatkowania jest zbyt niska, by w pełni wykorzystać ulgę, jej niewykorzystana część przechodzi na kolejną listę płac w tym samym miesiącu.
Przykład
Pracownik z prawem do ulgi 300 zł otrzymał 3 lutego premię 1 650 zł. Po odliczeniach podstawa opodatkowania wyniosła 1 174 zł, a zaliczka przed ulgą to 140,88 zł. Ponieważ jest ona niższa niż 300 zł, do pobrania jest 0 zł. Przy wypłacie pensji 27 lutego, po zsumowaniu przychodów, łączna zaliczka przed ulgą wynosi 777,72 zł. Po odjęciu 300 zł i zaokrągleniu, zaliczka do pobrania z drugiej listy to 478 zł.
Dwie umowy o pracę z tym samym pracodawcą
W przypadku zawarcia z tym samym pracownikiem dwóch umów o pracę (na różny rodzaj pracy), przychody z obu umów sumuje się do ustalenia podstawy opodatkowania. Kwotę zmniejszającą podatek stosuje się tylko raz, w pojedynczej wysokości. Pracownik ma jednak prawo do kosztów uzyskania przychodu z każdej umowy, chyba że złoży wniosek o ich niestosowanie.
Wspólne rozliczenie z małżonkiem (podwójna ulga)
Jeśli podatnik złoży oświadczenie o zamiarze wspólnego opodatkowania dochodów ze współmałżonkiem lub jako osoba samotnie wychowująca dziecko i dziecko / współmałżonek nie uzyskuje dochodów, a przewidywane dochody podatnika nie przekroczą 120 000 zł, płatnik może stosować podwójną kwotę zmniejszającą. Oznacza to, że oprócz swojej ulgi (np. 300 zł), podatnik zyskuje prawo do dodatkowej kwoty 300 zł na małżonka / dziecko. Łączne pomniejszenie wynosi wtedy 600 zł.
Przykład
Pracownik z ulgą 150 zł (1/24) złożył oświadczenie o wspólnym rozliczeniu z niepracującym małżonkiem. Łączna kwota zmniejszająca wynosi 450 zł (150 zł + 300 zł). Przy wynagrodzeniu 6 050 zł, po odliczeniach podstawa opodatkowania to 4 971 zł. Zaliczka przed ulgą (12%) to 596,52 zł. Po odjęciu 450 zł, zaliczka do pobrania wynosi 147 zł.
Ustanie stosunku pracy
Po rozwiązaniu umowy o pracę, przy wypłacie należności po ustaniu stosunku pracy (np. ostatnie wynagrodzenie), płatnik nie stosuje już kwoty zmniejszającej podatek na podstawie wcześniej złożonego oświadczenia (np. PIT-2). Wynika to z art. 31a ust. 7 ustawy o PIT, który nakazuje pomijać złożone wcześniej oświadczenia po ustaniu stosunku prawnego.
Warto w tym miejscu poczynić bardzo ważną uwagę. Otóż po ustaniu stosunku prawnego podatnik nie traci prawa do złożenia płatnikowi oświadczeń i wniosków, które mogłyby mieć wpływ na obliczenie zaliczki na podatek od świadczeń dokonywanych po ustaniu tego stosunku.
Przykład
Umowa rozwiązała się 5 maja. Wynagrodzenie za maj (354,88 zł) wypłacono 6 maja. Przy obliczaniu zaliczki nie uwzględnia się już kwoty zmniejszającej. Podstawa opodatkowania to 56 zł, a zaliczka (12%) wynosi 7 zł.
Zerowy PIT (ulga dla młodych, na powrót, 4+, dla pracujących seniorów)
W przypadku osób korzystających ze zwolnienia podatkowego w ramach tzw. zerowego PIT, przychód do limitu 85 528 zł rocznie jest wolny od podatku. W takiej sytuacji zaliczka na podatek wynosi 0 zł, a zatem kwoty zmniejszającej na listach płac podatnika w ogóle się nie stosuje. Należy jednak pamiętać, że dla celów weryfikacji obniżenia składki zdrowotnej do wysokości hipotetycznej zaliczki podatkowej skalkulowanej według reguł z 2021 r., zaliczkę tę należy obliczyć tak, jakby przychód nie był objęty zerowym PIT (stosując przy tym wszystkie standardowe zasady, w tym dotyczące kwoty zmniejszającej 43,76 zł).
Obniżenie składki zdrowotnej do zaliczki PIT a kwota zmniejszająca
Przy ustalaniu, czy składkę zdrowotną (9%) należy obniżyć do wysokości hipotetycznej zaliczki podatkowej obliczonej na zasadach z dnia 31 grudnia 2021 r.
Kwotę 43,76 zł stosuje się, jeśli pracownik na dzień rozliczania listy płac jest uprawniony do kwoty zmniejszającej. Nie ma znaczenia, w jakiej wysokości (300 zł, 150 zł, 100 zł) jest ona stosowana do bieżącej zaliczki PIT – w kalkulacji hipotetycznej zaliczki na podatek zawsze używa się pełnej kwoty 43,76 zł. Nie dzieli się jej na części.
Przekroczenie progu podatkowego (85 528 zł): Zgodnie z przepisami z 2021 r., po przekroczeniu progu podatkowego nie stosowało się kwoty zmniejszającej. Dlatego też, jeżeli narastający dochód pracownika od początku roku przekroczy 85 528 zł, przy obliczaniu hipotetycznej zaliczki od nadwyżki (opodatkowanej stawką 32%) nie uwzględnia się kwoty 43,76 zł. W miesiącu przekroczenia progu stosuje się proporcję, aby wydzielić część dochodu opodatkowaną stawką 17% (do której ma zastosowanie kwota zmniejszająca) i część opodatkowaną stawką 32% (bez kwoty zmniejszającej).
Wspólne rozliczenie: Jeśli pracownik złożył oświadczenie o wspólnym rozliczeniu z dzieckiem lub współmałżonkiem uprawniającym go do dodatkowej kwoty zmniejszającej, przy wyliczaniu hipotetycznej zaliczki PIT stosuje się podwójną kwotę zmniejszającą z 2021 r., czyli 87,52 zł (2 x 43,76 zł), i stawkę 17%, nawet jeśli dochód przekroczył próg 85 528 zł.
Umowa zlecenia: Przy obliczaniu hipotetycznej zaliczki dla zleceniobiorcy nie stosuje się kwoty zmniejszającej (43,76 zł), ponieważ przepisy z 2021 r. nie przewidywały takiej możliwości dla przychodów z umów zlecenia.
Brak uprawnienia do kwoty zmniejszającej: Jeśli pracownik nie jest uprawniony do kwoty zmniejszającej (np. nie złożył PIT-2 lub wynagrodzenie jest wypłacane po ustaniu stosunku pracy), przy wyliczaniu hipotetycznej zaliczki nie stosuje się pomniejszenia o 43,76 zł.
Przykład – Wypłata po ustaniu stosunku pracy
Umowa o pracę rozwiązała się 5 maja. 6 maja wypłacono wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca w kwocie 354,88 zł brutto. Pracownik miał wcześniej złożony PIT-2.
Wyliczenie hipotetycznej zaliczki (31.12.2021):
Składka emerytalna: 354,88 zł × 9,76% = 34,62 zł
Składka rentowa: 354,88 zł × 1,5% = 5,32 zł
Składka chorobowa: 354,88 zł × 2,45% = 8,70 zł
Suma składek społecznych: 34,62 zł + 5,32 zł + 8,70 zł = 48,64 zł
Podstawa opodatkowania: 354,88 zł – 250 zł – 48,64 zł = 56,24 zł, po zaokrągleniu 56 zł
Hipotetyczna zaliczka: 56 zł × 17% = 9,52 zł (nie stosujemy kwoty zmniejszającej 43,76 zł, bo wypłata następuje po ustaniu zatrudnienia).
Składka zdrowotna 9%: (354,88 zł – 48,64 zł) × 9% = 27,56 zł
Wynik: Składka 27,56 zł > hipotetyczna zaliczka 9,52 zł, zatem składkę obniża się do 9,52 zł.
Zaliczka PIT do odprowadzenia do US: 56 zł × 12% = 7 zł (po zaokrągleniu)
